L’arrêté du 31 mai 2023, publié le 8 juin, intitulé “portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation“, constitue une première étape dans l’évolution de la certification Qualiopi. Ce dernier complète et apporte des précisions sur les dispositions existantes et introduit de nouvelles mesures dans l'optique d'harmoniser les pratiques de l'ensemble des organismes certificateurs.
La certification Qualiopi a été créée en France en 2018 dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle. Elle a pour but d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les différents prestataires d’actions concourant au développement des compétences (CFA, VAE, organismes de formations…) en évaluant leur conformité à un référentiel national. Cette certification est obligatoire pour les organisme de formation qui souhaite bénéficier des financements publics ou mutualisés.
Depuis son entrée en vigueur le 1er janvier 2021, des différences ont été observés dans les pratiques des organismes certificateurs qui pouvaient être générées par certaines confusions dues à la complexité pour les organismes de formation de s'adapter.
C’est dans ce contexte que l’arrêté du 31 mai 2023 intervient, avec pour objectif d’harmoniser ces pratiques et de clarifier les modalités de passage de la certification Qualiopi.
Mais concrètement, quel est l’impact de ce nouvel arrêté pour les organismes de formation certifiés ou à venir ?
I - L'Audit initial Qualiopi
Avant l’audit initial
Vous devez fournir les informations suivantes :
Votre numéro d’enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN).
Votre statut juridique ainsi que les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou physiques.
Une description de l’activité précisant les catégories d’action et les modalités de réalisation de vos formations (tout ou partie à distance, en situation de travail, en alternance ou certifiantes, sous-traitées à un autre organisme ou en sous-traitance auprès d’un donneur d’ordre).
Le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) transmis. Si vous êtes nouvel entrant en l’absence du BPF, il vous faudra le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à votre activité, établi à partir des données comptables (extrait journal de vente, attestation chiffre d'affaires).
Un organigramme nominatif et fonctionnel (même si vous êtes seul dans votre organisme).
Une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant que vous n’avez pas conclu un contrat avec un autre certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois. Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l’organisme certificateur ou lors de l’audit peut entraîner le refus de certification.
De plus, vous devez désormais avoir déjà réaliser la ou les action(s) relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences pour lesquels vous demander l'audit (Formation, Bilan compétences, Apprentissage ou VAE) afin De pouvoir déclencher l'audit auprès d'un organisme certificateur. Sans ce prérequis, d'audit ne pourra avoir lieu et votre demande de certification sera refusée.
Pendant l’audit initial
L’échantillonnage ne sera communiqué à l’organisme audité que lors de la réunion d’ouverture de l’audit. Pour rappel, il est réalisé sur la période s'étendant entre le dernier audit et la date de l'audit en cours.
Si au cours de l'audit, l'auditeur identifie de nouveaux éléments pouvant modifier la durée initialement prévue, il devra ajuster la durée prévue en se basant sur les modalités de calcul mentionnées dans l’arrêté, ou, à défaut, effectuer un audit complémentaire.
Après l’audit initial
Un rapport d’audit (ou « support d’enregistrement d’audit ») est transmis et doit mentionner l’échantillonnage des actions réalisées par catégorie d’action ainsi que la justification du choix de l’échantillonnage.
II - Règles de communication et certificat
Avant d’établir le certificat, le certificateur devra vérifier la validité du numéro d’enregistrement de votre déclaration d’activité à partir de la liste publique.
Les nouveaux certificats (à compter du 01/09/2023) devront comporter en plus des informations déjà intégrées les suivantes :
La référence au programme de certification
L’adresse du certificateur
Le numéro SIREN
En plus des règles d'utilisation de la marque qualiopi, vous devez afficher le certificat Qualiopi dans vos locaux ainsi que sur votre site internet. En l’absence de site internet, la copie doit être communiquée à tous les candidats, stagiaires apprentis, financeurs, qui le demandent. Dans le cas contraire, une non-conformité majeure s’applique lors de l’audit de surveillance.
Si l'organisme certificateur constate qu’une certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations, il peut engager une procédure de retrait de la certification.
III - L'audit de surveillance
Avant l’audit de surveillance
Votre certificateur est tenu de collecter :
les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites ;
une description des activités (comme spécifié plus haut pour l’audit initial)
votre dernier bilan pédagogique et financier disponible, en vue de déterminer la durée de l’audit.
Pendant l’audit de surveillance
Compte tenu de la durée d’audit, tous les indicateurs ne seront pas audités. L’auditeur doit procéder a minima à la revue des indicateurs suivants :
Les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités à l'audit initial.
Les indicateurs 1, 4 ,3 (si applicable) 5, 6, 7 (si applicable), 10, 11, 16 (si applicable), 17, 19, 21, 22, 26, 27, 31, 32 et les indicateurs 14, 15, 20 et 29 pour les CFA.
En plus, pour les organismes ayant bénéficié des conditions aménagées à l'audit initial : 8 (OF/ CFA), 9, 13 (OF/CFA),18, 23, 30.
Lors de l'audit de surveillance, l’obligation d’affichage et de communication du certificat sera vérifiée. Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure.
IV - L'audit de renouvellement
Le renouvellement doit s’effectuer au plus tôt 8 mois avant la date d’échéance en tenant compte du délai de levée des non-conformités majeures.
Si vous souhaitez transférer votre certificat chez un nouvel organisme certificateur au moment du renouvellement de votre certification Qualiopi, vous devrez adresser une déclaration sur l’honneur précisant que vous n’avez pas conclu de contrat avec un autre certifié comme mentionné plus haut et précisant la date de fin de validité de votre certificat.
V - Traitement des non-conformités : ce qui change depuis le 09 juin 2023
Les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du référentiel ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures.
Le délai de traitement des non-conformités débutent dès la notification de celles-ci à l’audité.
Ce qui change lors de l’audit initial, en cas de non-conformités majeures, l'organisme certificateur a un mois pour lever les non-conformités (comme pour la surveillance et le renouvellement). A défaut de mises en œuvre des actions correctives, l'organisme certificateur notifie le refus de certification. Vous devez attendre 3 mois à compter de la date de refus avant de présenter une nouvelle demande.
VI - Les cas spécifiques
Les nouveaux entrants
Est désormais considéré comme nouvel entrant :
Prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité.
Prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
Pour les indicateur 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32, l'organisme certificateur vérifiera de la formalisation du processus lors de l’audit initial, et leurs mises en œuvre effective lors de l’audit de surveillance.
A noter : Si vous êtes audité en tant que nouvel entrant lors de l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance sera majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance.
Transfert de certificat
Le point essentiel à retenir est que le transfert de certificat dans les conditions définies dans l’arrêté n’est désormais possible qu’auprès d’un certificateur déjà accrédité. Si vous souhaitez changer de certificateur et transférer auprès d’un certificateur non accrédité, cela donne lieu à une nouvelle demande d’audit initial.
En l’absence de dossier détaillé transmis au nouvel organisme certificateur par l’ancien ou lorsque la demande de transfert fait suite à la non-obtention ou au retrait d’accréditation du certificateur, un audit complémentaire sera réalisé avant la demande de reprise.
La décision de transfert fait l’objet de l’émission d’un nouveau certificat qui reprend l’échéance du certificat antérieur. La délivrance du certificat par le nouvel organisme certificateur entraîne la caducité du certificat précédemment émis par l’ancien certificateur.
Extension de certificat
Dans le cas d’une modification du périmètre de certification appelée extension, vous devez fournir un dernier Bilan Pédagogique et Financier. Si vous êtes organisme multi-sites et que vous effectuez une demande d’extension de la certification sur une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés par la demande.
Les organismes multi-sites
Si en tant qu’organisme multi-sites, vous souhaitez ajouter un ou plusieurs nouveaux sites au certificat, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l'organisme certificateur sur la base de calcul mentionnée dans l'arrêté. En plus de l’audit des nouveaux sites, la fonction centrale de votre organisme sera automatiquement auditée.
Si votre organisme met en place une nouvelle catégorie d’actions sur tous vos sites ou une partie, vous devez solliciter conjointement une demande d’extension sur cette catégorie. Les nouveaux sites sont intégrés à l’échantillonnage des sites à auditer.
Si votre organisme est certifié sur un site unique et que vous souhaitez étendre votre activité à d’autres sites, vous devez réaliser un nouvel audit avec conclusion auprès de votre organisme certificateur d’un nouveau contrat.
CONCLUSION
Ce qu’il faut retenir c’est que plus de la moitié de ces mesures concernent les modalités d’audit des certificateurs. Et les quelques mesures qui vous concernent portent sur des éléments administratifs (informations complémentaires que vous devez apporter ou des précisions lors de votre demande d’audit), de communication ou encore sur des précisions pour vous situer selon votre statut d’organismes multi-sites ou nouvel entrant.
À noter que ces mesures vont entrer en vigueur à partir du 1er septembre 2023 sauf pour celles relatives au traitement des non-conformités et au transfert qui sont applicables au 09 juin 2023.
Si vous souhaitez être épaulé et guidé dans le mise en plus de votre démarche qualité Qualiopi en vue de votre audit initial, de surveillance ou bien de renouvellement, C'OPPORTUNITY met à votre service toute son expertise. N'hésitez pas à nous contacter !
Retrouver le texte original : Arrêté du 31 mai 2023